¿Cuánto demora certificar ISO 9001 en Chile?
Una pyme chilena que parte desde cero suele certificar ISO 9001 entre 6 y 12 meses después de iniciar el trabajo. Si ya tiene procedimientos ordenados, puede lograrlo en 4 o 5. Las que dependen de una sola persona para todo, a veces superan el año.
El plazo no lo fija la norma. Lo fijan el tamaño de la empresa, el tiempo que dedique la gerencia y la agenda del organismo certificador. A continuación revisamos cada etapa, qué suele atrasarla y cómo ganar tiempo sin saltarse requisitos.
Las etapas y cuánto toma cada una
El camino tiene cinco tramos. Los tiempos son referenciales para una empresa de entre 20 y 80 personas.
- Diagnóstico inicial: 2 a 4 semanas. Se compara lo que la empresa hace hoy con los requisitos de la norma y se define qué falta.
- Diseño del sistema: 6 a 10 semanas. Política de calidad, mapa de procesos, indicadores y los procedimientos que la norma exige.
- Implementación: 3 a 5 meses. Es el tramo más largo, porque aquí el sistema se usa de verdad y deja registros.
- Auditoría interna: 3 a 4 semanas. Se busca el error antes de que lo encuentre un tercero.
- Auditoría de certificación: 1 a 2 meses entre la solicitud y el certificado.
Qué alarga el plazo
La causa más común es que nadie tenga horas asignadas. Si el encargado de calidad también atiende bodega y despachos, el proyecto avanza los viernes por la tarde, cuando alcanza.
La segunda es documentar de más: hay empresas que redactan 60 procedimientos cuando la norma pide pocos y deja el resto a criterio de la organización. Cada documento extra es uno más que mantener y que el auditor puede pedir.
La tercera es llegar a la auditoría sin haber probado nada. Si los registros recién existen el mes anterior, el auditor lo nota.
Cómo funciona la certificación
La auditoría la realiza un organismo certificador acreditado ante el Instituto Nacional de Normalización (INN). Pida cotización a dos o tres y consulte con cuántas semanas de anticipación agendan: a veces la espera llega a 6.
Se hace en dos etapas. En la primera el auditor revisa la documentación y si la empresa está lista. En la segunda verifica en terreno que el sistema funciona. Si encuentra no conformidades, usted tiene un plazo para corregirlas antes de que se emita el certificado.
El costo depende de los días de auditor, y estos de la cantidad de trabajadores y de sedes. Pida que la cotización los detalle por escrito.
Cómo acortarlo
Primero, nombre un responsable con al menos 8 horas semanales para el proyecto. Segundo, parta de lo que ya existe: casi toda empresa tiene instructivos, planillas y costumbres que sirven si se ordenan. Tercero, registre desde el primer mes de implementación, no desde el cuarto.
También ayuda contratar la auditoría de certificación con anticipación: fijar la fecha desde el inicio ordena el calendario interno.
Si su empresa tiene varias sedes, certifique primero una y extienda el sistema después.
Después del certificado
El certificado dura 3 años. Cada año el organismo vuelve para una auditoría de seguimiento, y al tercero se hace la recertificación. Por eso el sistema tiene que ser uno que la gente use a diario, no uno armado para la visita. Si se acerca la fecha y detecta brechas, avise de inmediato al organismo: es preferible reprogramar una auditoría que recibir no conformidades mayores.
¿Cuánto tomaría en su empresa?
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